ก. วัตถุประสงค์
- เพื่อให้ Node ทราบความเคลื่อนไหวของการใช้จ่ายเงินงบประมาณ
และสัดส่วนการใช้จ่ายเงินงบประมาณของโครงการ
- เพื่อให้ทราบความสอดคล้องและความสัมพันธ์ระหว่างกิจกรรมที่ได้ดำเนินการและ
งบประมาณที่เกิดขึ้น
- เพื่อวางแผนการใช้จ่ายงบประมาณในงวดต่อไปได้อย่างเหมาะสมและมีประสิทธิภาพ
ข. ขั้นตอนในการวิเคราะห์งบประมาณในแต่ละงวด
- ให้เปรียบเทียบค่าใช้จ่ายทั้งหมดในงวดใดงวดหนึ่งแยกตามหมวด
โดยให้ค่าใช้จ่ายทั้งหมดของแต่ละงวดเป็น 100 เปอร์เซ็นต์ (ร้อยละ
100) และแยกสัดส่วนของค่าใช้จ่ายแต่ละหมวดตามที่เกิดขึ้นจริง
และเทียบจำนวนเงินงบประมาณที่ได้ตั้งไว้เดิมกับจำนวนเงินที่ใช้จริง
รวมถึงการเทียบร้อยละของค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริง
ท วิเคราะห์ถึงการใช้จ่ายเงิน ทั้งในแง่สัดส่วน ร้อยละว่ามีความเคลื่อนไหวเปลี่ยนแปลงไปในทิศทางใด
ด้วยเงื่อนไขปัจจัยใด หรือมีเหตุผลอะไร ที่ทำให้ค่าใช้จ่ายไม่เป็นไปตามที่ตั้งไว้ไม่ว่าจะสูงกว่าหรือน้อยกว่าก็ตาม
การจัดทำบัญชีโครงการภายใต้การดูแลของศูนย์ประสานงาน
เนื่องด้วย ปัจจุบัน สกว. ภาค ได้ขยายงานการสนับสนุนงานวิจัยเพื่อท้องถิ่นเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่องทำให้เกิดโครงการวิจัยเพิ่มขึ้นในระยะเวลาอันสั้นจึงทำให้การดูแลทางด้านบัญชีโครงการเป็นไปไม่ทั่วถึง
จึงมีแนวทางให้ศูนย์ประสานงานช่วยดูแลระบบบัญชีโครงการให้กับโครงการวิจัยตามความรับผิดชอบในแต่ละพื้นที่
เพื่อให้ทิศทางการทำงานเป็นไปในทางเดียวกันและป้องกันความผิดพลาดที่จะเกิดขึ้นภายหลัง
ดังนั้น นอกจากศูนย์ประสานงานวิจัยเพื่อท้องถิ่น (Node) จะมีบทบาทหน้าที่เป็นพี่เลี้ยง
และช่วยหนุนเสริมโครงการวิจัยในพื้นที่ให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพแล้ว
ควรให้บริการงานบัญชีโครงการวิจัย เพื่อให้โครงการวิจัยสามารถจัดทำสรุปค่าใช้จ่ายและดำเนินการวิจัยเป็นอย่างเรียบร้อย
ซึ่งมีระบบขั้นตอนดังนี้
(1) รับเอกสารจากโครงการในพื้นที่ที่อยู่ในความรับผิดชอบภายในวันที่
5 ของเดือนถัดไป
(2) ตรวจสอบความถูกต้อง ครบถ้วน สมบูรณ์ ของเอกสารทางการเงิน
(3) สรุปรายงานประจำเดือน พร้อมจัดทำจดหมายแจ้งให้ทราบถึงผลการสรุปค่าใช้จ่ายประจำเดือน
และข้อแก้ไขที่ต้องจัดทำ ในกรณีที่เอกสารทางการเงินไม่ถูกต้อง
ครบถ้วน สมบูรณ์
(4) เจ้าหน้าที่ผู้จัดทำสำเนาสรุปรายงานการเงินประจำเดือน
1 ชุด (เก็บไว้ที่ศูนย์ประสานงาน) สำเนาจดหมาย 2 ฉบับ (เป็นหลักฐานหนังสือส่ง
1 ฉบับ และเก็บไว้ร่วมกับเอกสารการเงินและสำเนารายงานประจำเดือน
1ฉบับ) และสำเนาเอกสารทางการเงินที่ต้องแก้ไข 1 ชุด เก็บไว้เป็นหลักฐาน
ณ ศูนย์ประสานงาน (ฉบับจริงส่งให้นักวิจัยเพื่อแก้ไข)
(5) จัดส่งเอกสารฉบับจริงให้โครงการวิจัย ภายใน 10 วันหลังจากได้รับเอกสารทางการเงินจาก
โครงการ
(6) จัดเก็บเอกสารของโครงการวิจัยไว้เป็นหมวดหมู่ เพื่อสามารถค้นหาและตรวจสอบได้ง่าย
(7) วิเคราะห์การใช้จ่ายงบประมาณของโครงการวิจัยแต่ละโครงการ
(เช่นเดียวกับการวิเคราะห์ งบประมาณของ Node)
ข้อสังเกตและข้อควรระวัง
(1) หลักฐานประกอบการเบิกจ่ายงบประมาณ เอกสารทางการเงินต้องมีรายละเอียดถูกต้อง
ครบถ้วน สมบูรณ์ ดังนี้
- ใบสำคัญรับเงิน ต้องระบุชื่อโครงการวิจัย วันที่จ่ายเงิน
จ่ายให้ใคร อยู่ที่ไหน เลขประจำตัวประชาชนอะไร จ่ายเพื่ออะไร
เป็นจำนวนเงินเท่าไหร่ (ระบุทั้งตัวเลข และตัวอักษร)
ลายมือชื่อผู้รับเงิน และลายมือชื่อผู้จ่ายเงิน(หัวหน้าโครงการ)
- ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน ต้องระบุชื่อโครงการวิจัย
วันที่จ่ายเงิน จ่ายเพื่ออะไร จำนวนเงินเท่าใด (ทั้งตัวเลข
และตัวอักษร) ลายมือชื่อผู้จ่ายเงิน พร้อมตำแหน่งในโครงการวิจัยนั้น
ๆ โดยใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน 1 ใบ สามารถใช้ได้ต่อ
1 กิจกรรม ในวงเงินไม่เกิน 1,000 บาท ดังนั้น รายการซื้อสินค้า
หรือบริการใดที่มีวงเงินเกิน 1,000 บาท ต้องได้รับใบเสร็จรับเงินที่ถูกต้องเท่านั้นมาเป็นเอกสารในการเบิกจ่ายเงิน
- ใบเสร็จรับเงิน ต้องระบุรายละเอียดครบถ้วนทั้ง 7
ประการคือ ชื่อและที่อยู่ร้านค้า เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของร้านค้า
วันที่ซื้อ ชื่อโครงการวิจัยเป็นนามผู้ซื้อ รายการที่ซื้อ
จำนวนเงินตัวเลข จำนวนเงินตัวอักษร และลายมือชื่อผู้รับเงิน
ทั้งนี้ใบเสร็จรับเงินที่ภาครัฐบาลและภาครัฐวิสาหกิจออกให้โครงการวิจัย
เช่น ใบเสร็จรับเงินที่ออกโดยสถานศึกษาต่าง ๆ จะไม่มี
เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร แต่ถือว่าเอกสารดังกล่าวสมบูรณ์
หรือใบเสร็จรับเงินสำหรับ ค่าจัดส่งไปรษณีย์ ทางโครงการวิจัยสามารถนำใบเสร็จรับเงินดังกล่าวมาเป็นเอกสารทาง
การเงินได้เลยโดยไม่ต้องจัดทำใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินเพื่อรับรองรายการดังกล่าวอีก
- บิลเงินสด โดยระเบียบปฏิบัติแล้ว ไม่สามารถใช้เป็นหลักฐานในการซื้อสินค้าและบริการได้
เว้นแต่บิลเงินสดดังกล่าวได้ประทับตราของร้านค้า ที่ประกอบด้วย
รายละเอียดครบถ้วน อนุโลมให้ใช้ได้
|
(2) รายจ่ายที่ สกว. ภาคไม่ให้การสนับสนุน คือ
- รายจ่ายที่ไม่เกี่ยวข้องกับการดำเนินกิจกรรมของโครงการวิจัย
ไม่สามารถนำมาเบิกจ่ายจากโครงการวิจัยได้ เช่น ค่าใช้จ่ายของโครงการอื่น
ค่าเดินทางส่วนตัวที่ไม่เกี่ยวกับงาน ค่าถ่ายเอกสารส่วนตัวและค่าโทรศัพท์ส่วนตัว
เป็นต้น
- การซื้อสินค้าจากร้านค้าที่หลีกเลี่ยงภาษี ซึ่งทำให้ได้รับใบเสร็จรับเงินที่ไม่ถูกต้อง
ถึงแม้การซื้อสินค้าทำให้ได้รับส่วนลดในการจัดซื้อก็ตาม
ก็ไม่ควรทำ
|
(3) คำที่มักเข้าใจไม่ตรงกัน
- ค่าเบี้ยเลี้ยง ตามหลักการค่าเบี้ยเลี้ยงถือเป็นค่าอาหารสำหรับนักวิจัยเวลาออกนอกพื้นที่
ทั้งนี้อยู่ในดุลยพินิจของหัวหน้าโครงการที่จะพิจารณาจ่ายให้ตามความเหมาะสม
สำหรับการไปประชุมของโครงการ หรือไปร่วมการสัมมนาที่เกี่ยวข้องกับโครงการ
และมีการเลี้ยงอาหารแล้วด้วยนั้นจะไม่สามารถเบิกค่าเบี้ยเลี้ยงได้
- ค่าเดินทาง และ ค่าน้ำมัน จะใช้คำว่าค่าเดินทาง
แทนคำว่าค่าน้ำมัน เนื่องจากในการจ่ายค่าพาหนะเดินทางเป็นกิโลเมตรนั้น
ทาง สกว. ได้รวมค่าเสื่อมราคาของสินทรัพย์ดังกล่าวนั้นไว้ด้วยแล้ว
|
(4) การสรุปค่าใช้จ่ายของโครงการวิจัยประจำเดือน
- ควรทำเป็นประจำสม่ำเสมอทุกเดือน บางโครงการวิจัยไม่ได้ทำการจัดส่งเอกสารทางการเงิน
เพื่อสรุปเป็นประจำทุกเดือน จึงทำให้การจัดส่งเอกสารมาแต่ละครั้งเป็นการรวบรวมเอกสารในหลาย
ๆ เดือน ซึ่งหากเอกสารดังกล่าวมีข้อผิดพลาด จะทำให้การติดตามเพื่อแก้ไขทำได้ยาก
ทำให้การสรุปรายงานการเงินเป็นไปอย่างล่าช้า และทำให้การโอนเงินงวดต่อไปล่าช้าตามไปด้วย
|
(5) การใช้จ่ายเงินเกินจากงบประมาณในกิจกรรมใดกิจกรรมหนึ่ง
- ในงบประมาณค่าใช้จ่ายในหมวดเดียวกันสามารถโยกย้ายได้
เช่น หากในหมวดค่าใช้สอยระบุค่าเดินทางของทีมวิจัยไว้จำนวน
1,000 บาท แต่ในการปฏิบัติงานจริงค่าเดินทางดังกล่าวมีไม่ถึง
1,000 บาท แต่มีค่าใช้จ่ายในส่วนของค่าอาหารในการประชุมชาวบ้านเพิ่มขึ้น
(เนื่องจากมีผู้เข้าร่วมประชุมมากกว่าที่ได้ประมาณการไว้)
ค่าใช้จ่ายที่เหลือสำหรับค่าเดินทางดังกล่าวสามารถนำมาเป็นค่าอาหารในส่วนที่เกินกว่าที่ประมาณการนั้นได้
- การโยกย้ายงบประมาณระหว่างหมวด สามารถทำได้แต่ต้องไม่เกิน
20% ของงบประมาณในหมวดที่โยกย้ายมานั้น ทั้งนี้ ต้องอยู่ภายในกรอบของ
สกว. ภาค เช่น เมื่อโยกย้ายค่าใช้สอย มาเป็นค่าวัสดุ
ค่าวัสดุดังกล่าวโดยรวมต้องไม่เกิน 10% ของงบประมาณทั้งหมดของโครงการ
และไม่สามารถโยกย้ายค่าใช้จ่ายในหมวดอื่นเพื่อเข้าหมวดค่าตอบแทนและค่าจ้างได้
แต่สามารถโยกย้ายค่าใช้จ่ายในหมวดค่าตอบแทน และค่าจ้าง
เข้าหมวดค่าใช้สอยและหมวด ค่าวัสดุได้
|
(6) ค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่มักเกิดข้อผิดพลาด คือ
- หากมีการเปลี่ยนแปลงทีมวิจัยที่ระบุไว้ในสัญญา ทางโครงการวิจัยต้องจัดทำหนังสือถึง
หัวหน้าสำนักงานภาคในการเปลี่ยนทีมวิจัยดังกล่าว เนื่องจากจะมีผลต่อการใช้เอกสารทางการเงินในการเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายต่าง
ๆ
- การจ่ายเงินค่าอาหารสำหรับกิจกรรมต่าง ๆ ทางโครงการวิจัยต้องระบุมาด้วยว่ากิจกรรม
ดังกล่าวนั้นเป็นกิจกรรมใด เวทีอะไร เพื่อให้สรุปได้ว่าค่าอาหารดังกล่าวเป็นค่าอาหารสำหรับกิจกรรมใด
(เพื่อให้สอดคล้องกับงบประมาณที่ได้ตั้งไว้)
- การสรุปรายงานการเงิน ดอกเบี้ยรับจากทางธนาคาร ถือว่าเป็นรายรับ
ดังนั้น ในการสรุป รายงานการเงิน หากมีดอกเบี้ยเกิดขึ้นทางโครงการวิจัยต้องรวมเป็นรายรับในสรุปรายงานการเงินไปด้วย
|
|
ฝ่ายวิจัยเพื่อท้องถิ่น
เครื่องมือวิจัยท้องถิ่น 
หลักสูตร
กลับขึ้นข้างบน