| งานบัญชีที่จะกล่าวถึงในคู่มือฉบับนี้คือ
งานบัญชีโครงการ
งานบัญชีโครงการ เป็นการสรุปค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นของแต่ละโครงการ
ตามช่วงเวลาที่มีการดำเนินกระบวนการวิจัย ซึ่งไม่ว่าโครงการวิจัยนั้นจะเป็นโครงการวิจัยในรูปแบบใด
(เช่น รูปแบบ RDG, RDC หรือ PDG) โครงการวิจัยต้องจัดทำบัญชีโครงการตามหลักการ
และขั้นตอนเดียวกันดังนี้
ขั้นตอนในการจัดทำบัญชีโครงการ
(1) ตรวจสอบความถูกต้อง ครบถ้วน สมบูรณ์ของเอกสารการเงิน หลังจากโครงการวิจัยได้รับเอกสารการเงินจากทางร้านค้าต่าง
ๆ หรือได้จัดทำเอกสารการเงินสำหรับค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นแล้วเจ้าหน้าที่โครงการต้องทำการตรวจสอบว่าเอกสารการเงินที่ใช้ซึ่งได้แก่
ใบเสร็จรับเงิน ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน และใบสำคัญรับเงิน
มีความถูกต้อง ครบถ้วน สมบูรณ์ และสอดคล้องกับ กิจกรรมที่ได้ดำเนินการไปหรือไม่
เพื่อความสะดวกต่อการสรุปค่าใช้จ่ายต่อไป
(2) จดบันทึกรายรับ และค่าใช้จ่ายไว้ในสมุดรายวัน เมื่อทำการตรวจสอบเอกสารทางการเงินและเอกสารการเงินมีความถูกต้อง
ครบถ้วน สมบูรณ์แล้ว ให้จดบันทึกรายรับ และค่าใช้จ่ายไว้ในสมุดรายวัน
โดยยึดหลักการตามที่จ่ายเงินจริง แต่หากเอกสารทางการเงินยังไม่ถูกต้องเจ้าหน้าที่
โครงการวิจัยจะต้องจัดทำเอกสารดังกล่าวให้ถูกต้อง ครบถ้วน และสมบูรณ์ก่อน
จึงจะทำการบันทึก ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นต่อไป
(3) รวบรวมเอกสารทางการเงิน เมื่อเอกสารการเงินถูกต้อง และมีการจดบันทึกค่าใช้จ่ายเรียบร้อยแล้วให้โครงการวิจัยจัดเก็บเอกสารการเงินไว้ในแฟ้มเพื่อเป็นหลักฐานประกอบการบันทึกการจ่ายเงิน
ดังกล่าวนั้น
(4) สรุปค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่เกิดขึ้นภายในรอบเดือน ทุกสิ้นเดือน
ทางโครงการวิจัยต้องสำเนาเอกสารทั้งหมดเก็บไว้ที่โครงการวิจัย
และจัดส่งเอกสารฉบับจริงไปยังศูนย์ประสานงาน (ในกรณีที่มีศูนย์ประสานงานในพื้นที่ดูแล)
หรือจัดส่งมายัง สกว. สำนักงานภาค (ในกรณีที่ไม่มีศูนย์ประสานงานในพื้นที่ดูแล)
ภายในวันที่ 5 ของเดือนถัดไป เพื่อสรุปยอดค่าใช้จ่ายอีกครั้ง
และทำสำเนาเอกสารการเงินดังกล่าวนั้นไว้ เพื่อป้องกันเอกสารการเงินสูญหายระหว่างทาง
(5) สรุปค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่เกิดขึ้นในรายงานการเงิน (ดังตัวอย่างเอกสารแนบ
4 ในภาคผนวก) เมื่อสิ้นงวดโครงการวิจัยต้องจัดทำสรุปค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่เกิดขึ้นตั้งแต่เริ่มโครงการในรายงานการเงินและนำเสนองบประมาณในงวดต่อไป
ซึ่งในส่วนของการสรุปค่าใช้จ่ายทั้งหมดทั้งรายรับและรายจ่ายที่เกิดขึ้นในแต่ละงวดนั้นจะประกอบไปด้วย
ก. รายจ่ายสะสมงวดก่อนยกมา หมายถึง ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในงวดก่อนหน้านี้ทั้งหมด
เช่น
- หากเป็นการสรุปรายจ่ายในงวดที่ 1 จะไม่มีค่าใช้จ่ายปรากฏอยู่ใน
- หากเป็นการสรุปรายจ่ายงวดที่ 2 รายจ่ายในช่องนี้จะเป็นรายจ่ายในงวดที่
1
- หากเป็นการสรุปรายจ่ายงวดที่ 3 รายจ่ายในช่องนี้จะเป็นรายจ่ายในงวดที่
1 และ 2 รวมกัน
|
ข. รายจ่ายงวดปัจจุบัน หมายถึง ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในงวดปัจจุบันที่กำลังจัดทำสรุปค่าใช้จ่าย
ค. รายจ่ายสะสมรวม หมายถึง รายจ่ายสะสมงวดก่อนยกมา (ข้อ 5.1)
บวกกับ รายจ่ายงวดปัจจุบัน (ข้อ 5.2)
ง. งบประมาณที่ตั้งไว้ หมายถึง งบประมาณที่ตั้งไว้ตั้งแต่เริ่มต้นโครงการที่ระบุในสัญญารับทุน
จนถึงงบประมาณที่ตั้งไว้ในงวดปัจจุบัน เช่น
- หากเป็นการสรุปรายจ่ายในงวดที่ 1 งบประมาณในช่องนี้จะหมายถึง
งบประมาณที่ตั้งไว้ในงวดที่ 1
- หากเป็นการสรุปรายจ่ายในงวดที่ 2 งบประมาณในช่องนี้จะหมายถึง
งบประมาณในงวดที่ 1 และ 2 รวมกัน
- หากเป็นการสรุปรายจ่ายในงวดที่ 3 งบประมาณในช่องนี้จะหมายถึง
งบประมาณในงวดที่ 1, 2 และ 3 รวมกัน
|
ทั้งนี้งบประมาณที่ตั้งไว้นั้นดูได้จาก Budget Sheet (ที่ได้รับจากฝ่ายสัญญา)
ในแต่ละงวด
จ. เงินคงเหลือหรือเกิน หมายถึง เงินคงเหลือตามงบประมาณที่ตั้งไว้หักด้วยค่าใช้จ่ายสะสมรวม(งบประมาณในข้อ
5.4 หักด้วยค่าใช้จ่ายรวมในข้อที่ 5.3)
ฉ. รายรับ หมายถึง เงินที่ได้รับโอนจาก สกว. สำนักงานภาค ในแต่ละงวด
และดอกเบี้ยที่ได้รับจากทางธนาคาร โดยทางธนาคารจะคิดดอกเบี้ยให้ทุกวันที่
30 มิถุนายน และ 31 ธันวาคม ของทุกปี ดังนั้นหากโครงการวิจัยใดที่มีระยะเวลาในการดำเนินกิจกรรมในแต่ละงวด
(ก่อนปิดโครงการ) คาบเกี่ยวระยะเวลาดังกล่าวทั้ง 2 ให้บันทึกดอกเบี้ยรับในแต่ละครั้งเป็นรายรับของโครงการวิจัย
พร้อมระบุวันที่ที่ได้รับเงินจำนวนดังกล่าวด้วย
ช. รายจ่าย หมายถึง รายจ่ายจริงที่เกิดขึ้นในแต่ละงวดรวมกัน
ญ. คงเหลือหรือเกิน หมายถึง จำนวนเงินที่คงเหลืออยู่ในมือจริงๆ
นั่นคือ รายรับ (ในข้อ 5.6) หักด้วย รายจ่าย (ในข้อ 5.7)
(6) หลักเกณฑ์ของการเสนองบประมาณในงวดต่อไป
ก. ตั้งไว้เดิมในสัญญา หมายถึง งบประมาณงวดต่อไปที่ถูกระบุไว้ตามสัญญา
ซึ่งงบประมาณในส่วนนี้จะเกิดขึ้นเมื่อโครงการมีความชัดเจนตลอดระยะเวลาดำเนินงานของโครงการว่าจะเกิดกิจกรรมใดขึ้นบ้าง
ในช่วงระยะเวลาใด และงบประมาณค่าใช้จ่ายในแต่ละหมวดได้ถูกระบุไว้อย่างชัดเจน
(ดังตังอย่างแนบ 5 ในภาคผนวก)
ข. เสนอใหม่ หมายถึง งบประมาณที่ทางโครงการวิจัยได้เสนอมาสำหรับงวดต่อไป
ซึ่งหากในงวดต่อไปมีงบประมาณที่ตั้งไว้เดิมในสัญญา งบประมาณที่เสนออาจจะเท่ากับงบประมาณที่ตั้งไว้เดิมในสัญญา
หรือไม่ก็ได้ ทั้งนี้ไม่ว่าจะเป็นโครงการที่มีงบประมาณที่ตั้งไว้เดิมในสัญญา
หรือโครงการที่ได้รับการอนุมัติในหลักการดำเนินงานเฉพาะช่วงแรก
(ดังตัวอย่างเอกสารแนบ 6 ในภาคผนวก) ให้โครงการกรอกงบประมาณตามแผนงานและงบประมาณที่เสนอใหม่ในช่วงต่อไป
โดยให้แยกเป็นหมวดค่าใช้จ่ายดังที่ระบุไว้ (หมวดค่าตอบแทน
หมวดค่าจ้าง หมวดค่าใช้สอย หมวดค่าวัสดุ และหมวดค่าครุภัณฑ์)
ค. แตกต่าง หมายถึง ผลต่างระหว่างงบประมาณที่เสนอใหม่ และงบประมาณที่ตั้งไว้เดิมในสัญญา
(ข้อ 6.2 ลบด้วย ข้อ 6.1)
ง. % หมายถึง ผลแตกต่างที่เทียบกับงบประมาณเดิมที่ตั้งไว้ในสัญญา
โดยคิดออกมาเป็น ร้อยละ (ข้อ 6.3 คูณ 100 หารด้วย ข้อ 6.1)
จ. เงินที่ควรส่งให้ในงวดนี้ หมายถึง จำนวนงบประมาณที่เสนอใหม่
(ข้อ 6.2) หักด้วยเงิน คงเหลือในงวดที่ผ่านมา หรือบวกด้วยเงินที่ใช้ไปเกิน
ทั้งนี้ต้องไม่เกินงบประมาณรวมทั้ง โครงการ (ยกเว้นเงินที่ใช้เกินในหมวดของค่าตอบแทน)
(7) จัดส่งรายงานการเงินไปยัง สกว. ภาค พร้อมสำเนาสมุดบัญชีธนาคาร
รายงานความก้าวหน้าในงวดที่ผ่านมา และแผนงานสำหรับช่วงต่อไป
(8) วิเคราะห์การใช้จ่ายงบประมาณของโครงการวิจัย โดยการวิเคราะห์งบประมาณการใช้จ่ายของ
โครงการ (รายละเอียดบรรจุอยู่ในคู่มือการบริหารงานองค์กรเพื่อสนับสนุนงานวิจัยเพื่อท้องถิ่น)
|
ฝ่ายวิจัยเพื่อท้องถิ่น
เครื่องมือวิจัยท้องถิ่น 
หลักสูตร
กลับขึ้นข้างบน