5) หลักปฏิบัติเกี่ยวกับการใช้จ่ายงบประมาณ
การดำเนินการใด ๆ ก็ตามจะต้องแจ้งให้หัวหน้าโครงการได้รับทราบถึงแผนการดำเนินงาน
เพื่อเป็นหลักฐานประกอบการเบิกค่าใช้จ่ายในการดำเนินการนั้น
ๆ
(1)
การยืมเงินทดรองจ่าย เป็นการดำเนินการหรือดำเนินกิจกรรมใด
ๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานวิจัย และจำ เป็นต้องจ่ายเงินเป็นเงินสดในงบประมาณที่ค่อนข้างสูง
ไม่ทราบวงเงินที่แน่นอนล่วงหน้า และเห็นว่าไม่สามารถที่จะสำรองจ่ายล่วงหน้าได้
เช่น การจัดอบรมเชิงปฏิบัติการ เวทีการเพิ่มทักษะให้นักวิจัยและพี่เลี้ยง
เวทีเครือข่าย ทีมวิจัยจะต้องยืมเงินทดรองจ่ายล่วงหน้าเพื่อดำเนินงานนั้น
ๆ โดยมีขั้นตอนการปฏิบัติสำหรับการยืมเงินทดรองจ่ายดังนี้ คือ
ขั้นตอนของผู้ยืมเงินทดรองจ่าย
1.จัดทำแผนการดำเนินงานหรือการดำเนินกิจกรรมนั้น ๆ ซึ่งประกอบไปด้วย
ก. วัตถุประสงค์การดำเนินงาน
ข.รายละเอียดของกิจกรรม/วันที่ต้องการดำเนินการ
ค.วงเงินงบประมาณ
2. เสนอแผนการดำเนินงานต่อหัวหน้าโครงการหรือผู้ควบคุมการใช้จ่ายเงินเพื่อให้หัวหน้าโครงการหรือผู้ควบคุมทางการเงินอนุมัติในหลักการ
3. ดำเนินงานตามที่ได้รับอนุมัติ
4.สรุปค่าใช้จ่ายทั้งหมดเพื่อเคลียร์เงินยืมทดรองจ่าย ซึ่งแบ่งเป็น
กรณีจ่ายเงินไปน้อยกว่าหรือเท่ากับงบประมาณหรือวงเงินที่ขออนุมัติ
ต้องดำเนินการดังนี้
-รวบรวมหลักฐานการจ่ายเงิน เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบสำคัญรับเงินและหรือใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน
กรณีที่ไม่สามารถเรียกใบเสร็จรับเงิน
- หลักฐานใบส่งของ หรือหลักฐานการส่งมอบสินค้า (ในกรณียืมเงินเพื่อจัดซื้อหรือจัดจ้าง)โดยมีลายมือผู้ส่งของ/ผู้ส่งมอบงานและผู้รับของ/ผู้รับมอบงานและกรรมการตรวจรับ
-จัดทำหนังสือขออนุมัติจ่ายเงิน (ตามที่จ่ายจริง) เพื่อเคลียร์กับใบยืมเงินทดรองจ่าย
เช่น ตามที่ได้ยืมเงินทดรองจ่ายเพื่อเดินทางไปเก็บข้อมูล จำนวน
5,000 บาท (ห้าพันบาท) นั้น บัดนี้ได้ดำเนินการเสร็จเรียบร้อยแล้ว
โดยมีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นจริง จำนวน 4,500 บาท (สี่พันห้าร้อยบาท)
ตามเอกสารการเงินดังแนบ จึงขออนุมัติเบิกจ่ายเงินจำนวน 4,500
บาท (สี่พันห้าร้อยบาท) และขอคืนเงินเหลือจ่ายจำนวน 500 บาท
(ห้าร้อยบาท)ด้วย และให้หัวหน้าโครงการหรือคณะกรรมการควบคุมการใช้จ่ายเงินลงนามอนุมัติ
กรณีจ่ายเงินไปเกินกว่างบประมาณหรือวงเงินที่ขออนุมัติ
ต้องดำเนินการดังนี้
- รวบรวมหลักฐานการจ่ายเงิน เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบสำคัญรับเงินและหรือใบรับรองแทน
ใบเสร็จรับเงิน กรณีที่ไม่สามารถเรียกใบเสร็จรับเงิน
- จัดทำหนังสือขออนุมัติจ่ายเงิน (ตามที่จ่ายจริง) เพื่อเคลียร์กับใบยืมเงินทดรองจ่าย
เช่น ตามที่ได้ยืมเงินทดรองจ่าย
- ระบุวงเงินที่ใช้จริง
- ระบุวงเงินที่จ่ายเกิน และขออนุมัติจ่ายเงินเพิ่ม
- ระบุค่าใช้จ่ายแยกประเภทให้ชัดเจน
เช่น
ตามที่ได้ขออนุมัติเงินทดรองจ่าย เพื่อเดินทางไปเก็บข้อมูล
ณ จังหวัดแม่ฮ่องสอน จำนวน 5,000 บาท (ห้าพันบาท) บัดนี้ได้ดำเนินการเสร็จเรียบร้อยแล้ว
มีค่าใช้จ่ายจำนวน 6,000 บาท (หกพันบาท) ซึ่งสำรองจ่ายไปก่อน
ตามเอกสารการเงินดังแนบ จึงขออนุมัติเบิกจ่ายเงินจำนวน 6,000
บาท (หกพันบาท) และขออนุมัติเบิกเงินส่วนที่เกิน จำนวน 1,000
บาท (หนึ่งพันบาท) ด้วย และให้หัวหน้าโครงการหรือคณะกรรมการควบคุมการใช้จ่ายเงิน
ลงนามอนุมัติ
ขั้นตอนของเจ้าหน้าที่การเงินในการเคลียร์เงินยืมทดรองจ่าย
1.ตรวจสอบหลักฐานการจ่ายเงินให้ครบถ้วน สมบูรณ์ ถูกต้อง สอดคล้องกับใบขออนุมัติ
2. หักล้างเงินยืม โดย
- กรณีมีเงินเหลือ ให้ออกใบเสร็จรับเงิน หรือกรณีไม่มีใบเสร็จรับเงินให้สร้างแบบฟอร์มที่ผู้ยืมเงินสามารถเก็บไว้เป็นหลักฐานได้
และนำเงินที่เหลือฝากธนาคาร
- กรณีขอเบิกเงินเพิ่ม นำหลักฐานการจ่ายเงินเสนอผู้มีอำนาจอนุมัติจ่ายเงินในส่วนที่เพิ่ม
เพื่อเบิกเงินคืนแก่ผู้ยืมและให้ผู้ยืมลงนามเพื่อเป็นหลักฐานเมื่อได้รับเงินเรียบร้อยแล้ว
(1) การจ่ายเงินสดย่อย เงินสดย่อย คือ เงินที่บุคคลใด
บุคคลหนึ่งในโครงการ (เช่น ธุรการหรือเจ้าหน้าที่การเงิน) เป็นผู้ถือเพื่อใช้เป็นค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดประจำวัน
เช่น ค่าส่งจดหมาย ค่าซื้อแสตมป์ ค่าวัสดุเครื่องเขียนเล็ก ๆ
น้อย ๆ เป็นต้น ซึ่งควรมีวิธีการจ่ายเงินสด ดังนี้
1.หัวหน้าโครงการควรระบุรายการที่สามารถใช้เงินสดย่อยได้
และกำหนดผู้รับผิดชอบ หรือมีอำนาจในการจ่ายเงินตามวงเงินที่กำหนด
เพื่อความคล่องตัวในการปฏิบัติงาน ได้แก่
- เป็นหนี้ที่ต้องชำระด้วยเงินสด ซึ่งเจ้าหนี้ไม่ยินยอมรับชำระหนี้ด้วยเช็ค
- เป็นการจ่ายเงินตามใบสั่งซื้อสินค้า ที่มีราคาไม่เกิน
5,000 บาท
- เป็นการยืมเงินตามสัญญายืมเพื่อซื้อของ หรือยืมเงินทดรองจ่ายเพื่อปฏิบัติงานในวงเงิน
ไม่เกิน 5,000 บาท
2.ให้ผู้มีอำนาจอนุมัติกำหนดวงเงินสดย่อยเพื่อไว้ใช้จ่ายในโครงการฯ
เพื่อความสะดวกในการ ใช้จ่าย
3.ต้องมีหลักฐานการรับเงินเป็นใบเสร็จรับเงิน ใบสำคัญรับเงินหรือใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินถ้าผู้ขายไม่สามารถออกใบเสร็จรับเงินเป็นหลักฐานได้
ในวงเงิน 1,000 บาท
4.เมื่อผู้รับผิดชอบเงินสดย่อยเห็นว่า เงินสดย่อยที่มีอยู่ไม่เพียงพอกับค่าใช้จ่ายให้ดำเนินการเบิกเงินเพิ่มเติมชดเชยเงินสดย่อยในจำนวนเท่ากับเงินสดย่อยที่จ่ายไปแล้ว
เพื่อสมทบให้จำนวนเงินสดย่อยคงเหลือตามวงเงินที่กำหนด
5.ควรมีการตรวจสอบการจ่ายเงินสดย่อยและเงินสดย่อยคงเหลือ
อย่างน้อยสัปดาห์ละ 1 ครั้งและรายงานผลการตรวจสอบพร้อมสรุปเงินสดย่อยให้หัวหน้าโครงการทราบ
6.ในการจ่ายเงินทุกครั้งจะต้องมีหลักฐานการจ่ายเงินที่ถูกต้องซึ่งได้แก่
ใบเสร็จรับเงิน ใบสำคัญรับเงิน และ/หรือ ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน
|
ฝ่ายวิจัยเพื่อท้องถิ่น
เครื่องมือวิจัยท้องถิ่น 
หลักสูตร
กลับขึ้นข้างบน