| งานบริหารงานทั่วไปภายในสำนักงาน
ประกอบไปด้วย งานธุรการ งานสารบรรณ งานการเงิน งานพัสดุ/ ครุภัณฑ์
งานบัญชีและงานบุคคล ซึ่งมีบทบาทหน้าที่สำคัญต่อการจัดระบบงานภายในองค์กร
ให้มีความคล่องตัว และเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ตามรายละเอียดงาน
ดังนี้
งานธุรการ
เป็นศูนย์กลางในการติดต่อประสานงานกับฝ่ายต่าง
ๆ ทั้งภายในองค์กร และภายนอกองค์กร เพื่อให้เกิดความคล่องตัวในการดำเนินงาน
และสำเร็จลุล่วง เป็นไปด้วยดี
งานสารบรรณ
งานสารบรรณ
คือ การรับหนังสือเข้าและการส่งหนังสือออก ซึ่งหัวใจสำคัญอยู่ที่เอกสารไม่สูญหายและสะดวกต่อการค้นหา
โดย การรับหนังสือเข้า ควรบันทึกรายละเอียดของหนังสือรับเข้า
เกี่ยวกับ วันเดือนปีที่รับ &n bsp; รับจากใคร เรื่องอะไรเพื่อความสะดวกต่อการค้นหา
ส่วน การส่งหนังสือออก เป็นการส่งเอกสารหรือจดหมายออกจากหน่วยงาน
ซึ่งจะต้องบันทึกรายละเอียดการส่ง เลขที่หนังสือส่ง วันเดือนปีที่ส่ง
ส่งถึงใครเรื่องอะไร หากเป็นเอกสารสำคัญควรสำเนาต้นฉบับเก็บไว้สำนักงานหนึ่งฉบับเพื
่อป้องการการสูญหายระหว่างทาง
งานการเงิน
การบริหารงานการเงินเป็นระบบการจัดการกับการใช้จ่ายงบประมาณที่
ทางสำนักงานได้รับ ดังนั้นการบริหารงานการเงินจะเกิดขึ้นเมื่อโครงการได้เริ่มดำเน
ินการและมีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้น เพื่อให้การใช้จ่ายงบประมาณเป็นไปในแนวทางเดียวกัน
ตามหลักการ และหลักเกณฑ์ที่กำหนด เช่น หัวหน้าโครงการมีความเข้าใจที่ตรงกันถึงความหมายของคำว่า
- รายได้ คือ งบประมาณที่เงินโครงการที่ได้รับจาก สกว.และดอกเบี้ยธนาคาร
รวมทั้งรายได้ที่เกิดจากการดำเนินงานในโครงการวิจัย (ถ้ามี)
- ค่าใช้จ่าย คือ ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริง
- สินทรัพย์ คือ สินทรัพย์ต่าง ๆ รวมทั้งลูกหนี้เงินยืมทดรองจ่าย
เงินฝากธนาคาร เงินสดย่อย
- หนี้สิน คือ การซื้อสินค้าด้วยเงินเชื่อ เงินยืมจากหน่วยงานต้นสังกัดและเบิกเงินเกินบัญชี
เป็นต้น
หลักเกณฑ์ทางการเงิน
หัวหน้าโครงการจำเป็นต้องทราบหลักเกณฑ์ทางการเงินเพื่อตรวจสอบร
ายจ่ายในแต่ละหมวดของโครงการและเปรียบเทียบกับงบประมาณที่ตั้งไ
ว้อย่างสม่ำเสมอ ซึ่งหากพบข้อผิดพลาดหรือมีข้อสงสัยเกิดขึ้น
ควรสอบถามเจ้าหน้าที่ ที่รับผิดชอบทันที เพื่อการแก้ไขและป้องกันความผิดพลาดในครั้งต่อไป
โดยหลักการในการใช้จ่ายเงินโครงการของ สกว.สำนักงานภาค จะมอบความไว้วางใจให้หัวหน้าโครงการเป็นผู้ใช้ดุลยพินิจพิจารณา
ความเหมาะสมของการใช้จ่ายเงินในแต่ละครั้ง ทั้งนี้ หัวหน้าโครงการย่อมเป็นผู้รับผิดชอบให้มีการใช้จ่ายเงินทุนอย่า
งประหยัด เป็นไปตามที่ระบุไว้ในสัญญา และตามหลักเกณฑ์ที่ผู้ให้ทุนกำหนด
ตลอดจนจัดเตรียมเอกสารการรับและจ่ายเงิน เพื่อให้ผู้ให้ทุนตรวจสอบได้
หากหัวหน้าโครงการไม่ปฏิบัติตามแนวทางดังกล่าวอย่างครบถ้วน ย่อมถือว่าเป็นการไม่ปฏิบัติตามสัญญา
และผู้ให้ทุน (สกว. สำนักงานภาค) มีสิทธิบอกเลิกสัญญาได้
1) การแต่งตั้งผู้รับผิดชอบในการใช้จ่ายเงินโครงการ
ในกรณีที่มีการทำสัญญารับทุนกับหน่วยงานต้นสังกัดเพื่อให้มีการ
มอบหมายอำนาจ และความรับผิดชอบอย่างเป็นทางการ หัวหน้าโครงการควรเสนอให้หน่วยงานต้นสังกัดแต่งตั้ง
- ผู้รับผิดชอบในการใช้จ่ายเงินในโครงการนี้หรือ
- เจ้าหน้าที่การเงินโครงการนี้
- และต้องสำเนาคำสั่งแต่งตั้งและคำสั่งอนุมัติ ให้ สกว. สำนักงานภาค
ทราบ ทุกครั้ง
2) สมุดบัญชีโครงการ เมื่อโครงการวิจัยได้รับการอนุมัติงบประมาณแล้ว
นักวิจัยจะต้องเปิดบัญชีธนาคารประเภทออมทรัพย์ เพื่อให้ สกว.
สำนักงานภาค สามารถโอนงบประมาณให้แก่โครงการวิจัย ทั้งนี้จะมีหนังสือออกจาก
สกว. สำนักงานภาค เพื่อแจ้งให้นักวิจัยดำเนินการเปิดบัญชีธนาคาร
โดยมีเงื่อนไขดังนี้
- บัญชีหลักของโครงการ คือ บัญชีประเภทออมทรัพย์ที่เปิดไว้กับธนาคาร
และมีผู้มีอำนาจสั่งจ่ายตามที่ระบุไว้ในสัญญารับทุน บัญชีจะเปลี่ยนแปลงไม่ได้ในขณะที่กำลังดำเนินโครงการอยู่
หากมีเหตุจำเป็นที่จะต้องเปลี่ยนแปลงต้องแจ้งให้ สกว. สำนักงานภาค
ทราบทันที และบัญชีหลักนี้ควรมีการฝาก-ถอนเงินด้วยใบฝากเงิน
และใบถอนเงินของธนาคารเท่านั้น พร้อมกับมีลายเซ็นของผู้ที่มีอำนาจสั่งจ่ายกำกับทุกครั้ง
ไม่ควรถอนเงินโดยวิธีอื่นๆ และไม่ให้ใช้บัตร ATM
- สำหรับโครงการที่มีงบประมาณค่อนข้างสูง ควรเปิดบัญชีเดินสะพัด
(บัญชีเช็ค) ควบคู่ไปกับบัญชีออมทรัพย์เพื่อความสะดวกในการจ่ายเงินโดยไม่ต้
องใช้เงินสด และโอนเงินจากบัญชีออมทรัพย์เข้าบัญชีเดินสะพัดตามความจำเป็น
- ชื่อบัญชีจะต้องเป็นชื่อโครงการวิจัยอย่างย่อ หรือตามที่
สกว. สำนักงานภาค กำหนดในหนังสือแจ้งให้กับทางธนาคาร
3) การรับเงิน คือ การรับเงินโอนจากแหล่งทุน
(สกว. สำนักงานภาค) เพื่อเข้าบัญชีออมทรัพย์ของโครงการวิจัย
และดอกเบี้ยที่เกิดจากธนาคารรวมทั้งรายได้ส่วนอื่นที่เกิดจากกา
รดำเนินงานของโครงการวิจัย (ถ้ามี) ดังนี้
- การรับเงินจากแหล่งทุนสนับสนุนการวิจัย (สกว. สำนักงานภาค)
ที่ได้โอนเข้าบัญชีโครงการวิจัย
- การรับเงินดอกเบี้ยธนาคาร ดอกเบี้ยที่เกิดขึ้นจากบัญชีนี้
ในหลักการแล้วเป็นของผู้ให้ทุน คือ สกว. สำนักงานภาค แต่ทีมวิจัยสามารถเสนอขอรับการสนับสนุนเพื่อประโยชน์ต่อการดำเน
ินโครงการวิจัยหรือเป็นประโยชน์ในทางวิชาการต่อไปได้ โดยถือว่าเป็นงบประมาณที่ได้รับเพิ่มขึ้นในงวดต่อไป
ทั้งนี้ ต้องแจ้งให้ สกว. สำนักงานภาค ทราบว่าเกิดดอกเบี้ยขึ้นเท่าใด
และจะนำไปดำเนินการอะไรในรายงานการเงิน เช่น งบประมาณรวมของโครงการคือ
300,000 บาท ในงวดที่ 1 ได้รับงบประมาณ 200,000 บาท มีดอกเบี้ยเกิดขึ้น
5,000 บาท และงวดที่ 2 มีงบประมาณที่ตั้งไว้ 100,000 บาท ฉะนั้น
งวดที่ 2 รวมกับดอกเบี้ย เท่ากับมีงบประมาณที่ใช้เป็นรายจ่ายได้
105,000 บาท
- รายได้อันเกิดจากการดำเนินงานของโครงการ เช่น การรับเงินจากการจำหน่ายหนังสือ
การจัดประชุมที่มีการเก็บค่าลงทะเบียน
4) การจ่ายเงิน คือ การใช้จ่ายงบประมาณที่เกิดขึ้นจากการดำเนินงานของโครงการวิจัย
ไม่ว่าจะเป็นการจัดซื้อ จัดจ้าง และค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นระหว่างการดำเนินงาน
ซึ่งตามหลักการแล้วการจ่ายเงินตามใบเรียกเก็บเงินหรือใบแจ้งหนี
้ ถือว่าเป็นการจ่ายเงินที่สะดวก และง่ายที่สุดในแง่ของการจัดการเงิน
เนื่องจาก
- ทราบจำนวนเงินที่จะจ่ายแน่นอน และทราบผู้ที่จะรับเงินล่วงหน้าก่อนที่จะจ่ายเงิน
(ป้องกันความยุ่งยากเกี่ยวกับเงินเหลือหรือเงินไม่พอจ่าย)
- ได้รับและ(หรือ)บริการครบถ้วนก่อนการจ่ายเงิน พร้อมกับได้รับใบเสร็จรับเงิน
หรือ ผู้รับเงินลงนามในใบสำคัญรับเงินที่ครบถ้วนทันที เช่น
การจัดซื้อวัสดุสำนักงาน ผู้วิจัยควรจะทราบล่วงหน้าว่าวัสดุชิ้นนั้นราคาเท่าไหร่
ทางร้านจัดส่งวัสดุพร้อมใบส่งของหรือใบแจ้งหนี้/ใบเรียกเก็บเงิ
น/ใบเสร็จรับเงินเรียบร้อยแล้ว และมีลงนามตรวจรับวัสดุหรือยืนยันการรับของ
จากนั้นฝ่ายการเงินจะนัดการจ่ายเงินกับผู้ขายสินค้า และต้องเรียกใบเสร็จรับเงินจากผู้ขายทันทีที่จ่ายเงิน
อย่ายินยอมให้ผู้ขายรับเงินไปก่อนแล้วส่งใบเสร็จรับเงินมาให้ภา
ยหลัง เพราะอาจเกิดปัญหาหลักฐานทางบัญชีไม่ครบถ้วน
|
ฝ่ายวิจัยเพื่อท้องถิ่น
เครื่องมือวิจัยท้องถิ่น 
หลักสูตร
กลับขึ้นข้างบน