งานบัญชีที่จะกล่าวถึงในคู่มือฉบับนี้คือ
งานบัญชีโครงการ
งานบัญชีโครงการ เป็นการสรุปค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นของแต่ละโครงการ
ตามช่วงเวลาที่มีการดำเนินกระบวนการวิจัย ซึ่งไม่ว่าโครงการวิจัยนั้นจะเป็นโครงการวิจัยในรูปแบบใด
(เช่น รูปแบบ RDG, RDC หรือ PDG) โครงการวิจัยต้องจัดทำบัญชีโครงการตามหลักการ
และขั้นตอนเดียวกันดังนี้
ขั้นตอนในการจัดทำบัญชีโครงการ (1)
ตรวจสอบความถูกต้อง ครบถ้วน สมบูรณ์ของเอกสารการเงิน
หลังจากโครงการวิจัยได้รับเอกสารการเงินจากทางร้านค้าต่าง ๆ
หรือได้จัดทำเอกสารการเงินสำหรับค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นแล้วเจ้าหน้าที่โครงการต้องทำการตรวจสอบว่าเอกสารการเงินที่ใช้ซึ่งได้แก่
ใบเสร็จรับเงิน ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน และใบสำคัญรับเงิน
มีความถูกต้อง ครบถ้วน สมบูรณ์ และสอดคล้องกับ กิจกรรมที่ได้ดำเนินการไปหรือไม่
เพื่อความสะดวกต่อการสรุปค่าใช้จ่ายต่อไป
(2)
จดบันทึกรายรับ และค่าใช้จ่ายไว้ในสมุดรายวัน เมื่อทำการตรวจสอบเอกสารทางการเงินและเอกสารการเงินมีความถูกต้อง
ครบถ้วน สมบูรณ์แล้ว ให้จดบันทึกรายรับ และค่าใช้จ่ายไว้ในสมุดรายวัน
โดยยึดหลักการตามที่จ่ายเงินจริง แต่หากเอกสารทางการเงินยังไม่ถูกต้องเจ้าหน้าที่
โครงการวิจัยจะต้องจัดทำเอกสารดังกล่าวให้ถูกต้อง ครบถ้วน และสมบูรณ์ก่อน
จึงจะทำการบันทึก ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นต่อไป
(3)
รวบรวมเอกสารทางการเงิน เมื่อเอกสารการเงินถูกต้อง
และมีการจดบันทึกค่าใช้จ่ายเรียบร้อยแล้วให้โครงการวิจัยจัดเก็บเอกสารการเงินไว้ในแฟ้มเพื่อเป็นหลักฐานประกอบการบันทึกการจ่ายเงิน
ดังกล่าวนั้น
(4)
สรุปค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่เกิดขึ้นภายในรอบเดือน ทุกสิ้นเดือน
ทางโครงการวิจัยต้องสำเนาเอกสารทั้งหมดเก็บไว้ที่โครงการวิจัย
และจัดส่งเอกสารฉบับจริงไปยังศูนย์ประสานงาน (ในกรณีที่มีศูนย์ประสานงานในพื้นที่ดูแล)
หรือจัดส่งมายัง สกว. สำนักงานภาค (ในกรณีที่ไม่มีศูนย์ประสานงานในพื้นที่ดูแล)
ภายในวันที่ 5 ของเดือนถัดไป เพื่อสรุปยอดค่าใช้จ่ายอีกครั้ง
และทำสำเนาเอกสารการเงินดังกล่าวนั้นไว้ เพื่อป้องกันเอกสารการเงินสูญหายระหว่างทาง
(5)
สรุปค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่เกิดขึ้นในรายงานการเงิน (ดังตัวอย่างเอกสารแนบ
4 ในภาคผนวก)
เมื่อสิ้นงวดโครงการวิจัยต้องจัดทำสรุปค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่เกิดขึ้นตั้งแต่เริ่มโครงการในรายงานการเงินและนำเสนองบประมาณในงวดต่อไป
ซึ่งในส่วนของการสรุปค่าใช้จ่ายทั้งหมดทั้งรายรับและรายจ่ายที่เกิดขึ้นในแต่ละงวดนั้นจะประกอบไปด้วย
| ก. |
รายจ่ายสะสมงวดก่อนยกมา หมายถึง ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในงวดก่อนหน้านี้ทั้งหมด
เช่น
-หากเป็นการสรุปรายจ่ายในงวดที่ 1 จะไม่มีค่าใช้จ่ายปรากฏอยู่ใน
-หากเป็นการสรุปรายจ่ายงวดที่ 2 รายจ่ายในช่องนี้จะเป็นรายจ่ายในงวดที่
1
-หากเป็นการสรุปรายจ่ายงวดที่
3 รายจ่ายในช่องนี้จะเป็นรายจ่ายในงวดที่ 1 และ 2 รวมกัน |
| ข. |
รายจ่ายงวดปัจจุบัน หมายถึง ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในงวดปัจจุบันที่กำลังจัดทำสรุปค่าใช้จ่าย |
| ค. |
รายจ่ายสะสมรวม หมายถึง รายจ่ายสะสมงวดก่อนยกมา (ข้อ
ก. บวกกับ รายจ่ายงวดปัจจุบัน (ข้อ ข. ) |
| ง. |
งบประมาณที่ตั้งไว้ หมายถึง งบประมาณที่ตั้งไว้ตั้งแต่เริ่มต้นโครงการที่ระบุในสัญญารับทุน
จนถึงงบประมาณที่ตั้งไว้ในงวดปัจจุบัน เช่น
-หากเป็นการสรุปรายจ่ายในงวดที่
1 งบประมาณในช่องนี้จะหมายถึง งบประมาณที่ตั้งไว้ในงวดที่
1
-หากเป็นการสรุปรายจ่ายในงวดที่
2 งบประมาณในช่องนี้จะหมายถึง งบประมาณในงวดที่ 1 และ 2
รวมกัน
-หากเป็นการสรุปรายจ่ายในงวดที่
3 งบประมาณในช่องนี้จะหมายถึง งบประมาณในงวดที่ 1, 2 และ
3 รวมกัน
ทั้งนี้งบประมาณที่ตั้งไว้นั้นดูได้จาก Budget Sheet (ที่ได้รับจากฝ่ายสัญญา)
ในแต่ละงวด |
| |
จ. เงินคงเหลือหรือเกิน หมายถึง เงินคงเหลือตามงบประมาณที่ตั้งไว้หักด้วยค่าใช้จ่ายสะสมรวม(งบประมาณในข้อ
ง. หักด้วยค่าใช้จ่ายรวมในข้อ ค.) |
| ฉ. |
รายรับ หมายถึง เงินที่ได้รับโอนจาก สกว. สำนักงานภาค
ในแต่ละงวด และดอกเบี้ยที่ได้รับจากทางธนาคาร โดยทางธนาคารจะคิดดอกเบี้ยให้ทุกวันที่
30 มิถุนายน และ 31 ธันวาคม ของทุกปี ดังนั้นหากโครงการวิจัยใดที่มีระยะเวลาในการดำเนินกิจกรรมในแต่ละงวด
(ก่อนปิดโครงการ) คาบเกี่ยวระยะเวลาดังกล่าวทั้ง 2 ให้บันทึกดอกเบี้ยรับในแต่ละครั้งเป็นรายรับของโครงการวิจัย
พร้อมระบุวันที่ที่ได้รับเงินจำนวนดังกล่าวด้วย |
| ช. |
รายจ่าย หมายถึง รายจ่ายจริงที่เกิดขึ้นในแต่ละงวดรวมกัน |
| ญ. |
คงเหลือหรือเกิน หมายถึง จำนวนเงินที่คงเหลืออยู่ในมือจริงๆ
นั่นคือ รายรับ (ในข้อ ฉ. ) หักด้วย รายจ่าย (ในข้อ ช. ) |
(6)
หลักเกณฑ์ของการเสนองบประมาณในงวดต่อไป
| ก. |
ตั้งไว้เดิมในสัญญา หมายถึง งบประมาณงวดต่อไปที่ถูกระบุไว้ตามสัญญา
ซึ่งงบประมาณในส่วนนี้จะเกิดขึ้นเมื่อโครงการมีความชัดเจนตลอดระยะเวลาดำเนินงานของโครงการว่าจะเกิดกิจกรรมใดขึ้นบ้าง
ในช่วงระยะเวลาใด และงบประมาณค่าใช้จ่ายในแต่ละหมวดได้ถูกระบุไว้อย่างชัดเจน
(ดังตัวอย่างแนบ 5 ในภาคผนวก) |
| ข. |
เสนอใหม่ หมายถึง งบประมาณที่ทางโครงการวิจัยได้เสนอมาสำหรับงวดต่อไป
ซึ่งหากในงวดต่อไปมีงบประมาณที่ตั้งไว้เดิมในสัญญา งบประมาณที่เสนออาจจะเท่ากับงบประมาณที่ตั้งไว้เดิมในสัญญา
หรือไม่ก็ได้ ทั้งนี้ไม่ว่าจะเป็นโครงการที่มีงบประมาณที่ตั้งไว้เดิมในสัญญา
หรือโครงการที่ได้รับการอนุมัติในหลักการดำเนินงานเฉพาะช่วงแรก
(ดังตัวอย่างเอกสารแนบ 6 ในภาคผนวก) ให้โครงการกรอกงบประมาณตามแผนงานและงบประมาณที่เสนอใหม่ในช่วงต่อไป
โดยให้แยกเป็นหมวดค่าใช้จ่ายดังที่ระบุไว้ (หมวดค่าตอบแทน
หมวดค่าจ้าง หมวดค่าใช้สอย หมวดค่าวัสดุ และหมวดค่าครุภัณฑ์) |
| ค. |
แตกต่าง หมายถึง ผลต่างระหว่างงบประมาณที่เสนอใหม่ และงบประมาณที่ตั้งไว้เดิมในสัญญา
(ข้อ ข. ลบด้วย ข้อ ก. ) |
| ง. |
% หมายถึง ผลแตกต่างที่เทียบกับงบประมาณเดิมที่ตั้งไว้ในสัญญา
โดยคิดออกมาเป็น ร้อยละ (ข้อ ค. คูณ 100 หารด้วย ข้อ ก.
) |
| จ. |
เงินที่ควรส่งให้ในงวดนี้ หมายถึง จำนวนงบประมาณที่เสนอใหม่
(ข้อ ข. ) หักด้วยเงิน คงเหลือในงวดที่ผ่านมา หรือบวกด้วยเงินที่ใช้ไปเกิน
ทั้งนี้ต้องไม่เกินงบประมาณรวมทั้ง โครงการ (ยกเว้นเงินที่ใช้เกินในหมวดของค่าตอบแทน) |
(7)
จัดส่งรายงานการเงินไปยัง สกว. สำนักงานภาค พร้อมสำเนาสมุดบัญชีธนาคาร
รายงานความก้าวหน้าในงวดที่ผ่านมา และแผนงานสำหรับช่วงต่อไป
(8)
วิเคราะห์การใช้จ่ายงบประมาณของโครงการวิจัย โดยการวิเคราะห์งบประมาณการใช้จ่ายของ
โครงการ (รายละเอียดบรรจุอยู่ในคู่มือการบริหารงานองค์กรเพื่อสนับสนุนงานวิจัยเพื่อท้องถิ่น)
ก.
วัตถุประสงค์
เพื่อให้ Node ทราบความเคลื่อนไหวของการใช้จ่ายเงินงบประมาณ
และสัดส่วนการใช้จ่ายเงินงบประมาณของโครงการ
เพื่อให้ทราบความสอดคล้องและความสัมพันธ์ระหว่างกิจกรรมที่ได้ดำเนินการและ
งบประมาณที่เกิดขึ้น
เพื่อวางแผนการใช้จ่ายงบประมาณในงวดต่อไปได้อย่างเหมาะสมและมีประสิทธิภาพ
ข.
ขั้นตอนในการวิเคราะห์งบประมาณในแต่ละงวด
ให้เปรียบเทียบค่าใช้จ่ายทั้งหมดในงวดใดงวดหนึ่งแยกตามหมวด โดยให้ค่าใช้จ่ายทั้งหมดของแต่ละงวดเป็น
100 เปอร์เซ็นต์ (ร้อยละ 100) และแยกสัดส่วนของค่าใช้จ่ายแต่ละหมวดตามที่เกิดขึ้นจริง
และเทียบจำนวนเงินงบประมาณที่ได้ตั้งไว้เดิมกับจำนวนเงินที่ใช้จริง
รวมถึงการเทียบร้อยละของค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริง
วิเคราะห์ถึงการใช้จ่ายเงิน ทั้งในแง่สัดส่วน ร้อยละว่ามีความเคลื่อนไหวเปลี่ยนแปลงไปในทิศทางใด
ด้วยเงื่อนไขปัจจัยใด หรือมีเหตุผลอะไร ที่ทำให้ค่าใช้จ่ายไม่เป็นไปตามที่ตั้งไว้ไม่ว่าจะสูงกว่าหรือน้อยกว่าก็ตาม
|
ฝ่ายวิจัยเพื่อท้องถิ่น
เครื่องมือวิจัยท้องถิ่น 
หลักสูตร
กลับขึ้นข้างบน